| WebIS – manuál | ||
|---|---|---|
| Předcházející | Další | |
Kalendáře slouží k efektivní organizaci času, usnadňují komunikaci ve firmě a organizování schůzek.
Kalendář pro plánování času mohou mít i hmotné a nemovité zdroje firmy, například automobily nebo místnosti. Můžete tak rezervovat tyto zdroje pro nejrůznější příležitosti a jednoduše sledovat jejich využívání. V kalendáři můžete plánovat svůj firemní i soukromý čas. Můžete snadno definovat pravidelně se opakující události (např. firemní školení). Upozornění na nové události je možno dostávat elektronickou poštou, formou SMS zpráv nebo prostřednictvím služeb Jabber nebo ICQ.
Díky podpoře přístupových práv můžete sledovat sdílené kalendáře ostatních zaměstnanců firmy a být tak informováni o jejich pracovním vytížení nebo plánovaných nepřítomnostech na pracovišti.
Plánování schůzek je o to snažší, že můžete zobrazovat události více než jednoho kalendáře současně. Hned tedy vidíte, kdy jsou všichni zúčastnění volní, resp. přítomní, a zohlednit to při stanovení termínu schůzky. Oznámení o konání schůzky se zasílá elektronickou poštou a díky propracovanému systému komunikace mezi organizátorem a účastníky jsou vždy k dispozici informace o změnách apod.
Příklad 6-1. Plánování času, zasílání připomínek
Stává se, že máte na starosti více věcí najednou, na něco důležitého zapomenete nebo si na jeden termín naplánujete více schůzek. Těmto problémům můžete předejít zadáváním plánovaných událostí do kalendáře, ve kterém máte přehled o svém pracovním vytížení. Pro každou událost si navíc můžete nastavit zasílání připomínek elektronickou poštou, do mobilního telefonu nebo službami Jabber nebo ICQ.
Příklad 6-2. Rezervace školící místnosti
Ve firmě probíhají různá školení, která vedou různí lidé, ale využívají k tomu stejnou místnost. Při plánování je potřeba vědět, je-li místnost ještě volná. Složitou komunikaci mezi školiteli lze nahradit založením sdíleného kalendáře pro místnost, který bude mít každý školitel právo číst i do něj zapisovat. Při stanovování termínu školení bude mít každý zadavatel přehled o využívání místnosti.
Příklad 6-3. Plánování dovolených
Ve většině firem je důležité mít přehled o tom, kdy bude který zaměstnanec na dovolené. Ten může zajistit sdílený kalendář Dovolená, kam budou zaměstnanci své volno předem zadávat. Tento kalendář umožní efektivnější rozvržení pracovních sil na firemních projektech pro konkrétní období.
Příklad 6-4. Plánování schůzek
Velice silným nástrojem ve firemní komunikaci může být plánování schůzek. Potřebujete-li domluvit např. schůzku s obchodním partnerem, na které je nutná účast některých zaměstnanců, snadnou kontrolou jejich pracovních kalendářů můžete stanovit termín, který vyhovuje všem. Organizátor následně obešle všechny účastníky žádostí o účast na schůzce, kterou každý z nich může s komentářem odmítnout nebo přijmout. Všechna tato komunikace probíhá v systému a organizátor má vždy přehled o tom, kdo na schůzku přijde, ideálně bez prohledávání doručené pošty a osobního upomínání.
| Předcházející | Domů | Další |
| Jednotlivé kontakty | Navigace v kalendářích |