6.6. Schůzky
Plánování schůzek v systému WebIS je efektivní způsob, jak organizovat komunikaci ve firmě. Prostřednictvím webového rozhraní můžete oslovovat více účastníků a udržovat přehled o tom, kdo žádost o účast na schůzce akceptoval nebo neakceptoval a případně proč.
6.6.1. Vytvoření schůzky
Schůzka je z hlediska systému jen speciální případ události. Vytvoříte ji tedy stejně jako běžnou událost tlačítkem , které je v pracovním panelu sekce Kalendáře. Nastavení základních detailů, připomínek i opakování pro schůzku funguje rovněž stejně jako u běžné události. Více informací najdete v kapitole Události. Aby se z události stala schůzka, je třeba vyplnit údaje ve stejnojmenné záložce , viz následující popis.
Poznámka: Pokud jste právě v plánovacím kalendáři, můžete schůzku vytvořit přímo jako nový objekt v tomto náhledu.
Zadavatel schůzky je vždy jejím organizátorem. Dalšího účastníka schůzky přidáte tlačítkem . Jako první účastník se automaticky přidá organizátor. Další účastníky přidávejte zadáním jejich uživatelského jména (e-mailové adresy). Kliknutím na ikonu knihy můžete otevřít seznam kontaktů a přidávat je přímo zaškrtávacími políčky.
Ke každému učastníkovi můžete nastavit ještě tři další údaje. Jeho funkce udává, z jaké pozice se bude schůzky účastnit. Pole aktualizace říká, zda bude účastník dostávat upozornění o změnách, které se schůzky týkají. Poslední položka stav udává, v jakém vztahu je daný člověk ke schůzce, pokud jde o jeho účast. Přednastavená hodnota je potřebná akce, což znamená, že mu přijde oznámení o konané schůzce, a on sám svou účast buď potvrdí, předběžně potvrdí nebo zamítne. Viz popis níže.
Poznámka: Z pohledu organizátora schůzky se může zdát nepraktické, aby účastníkům předvyplňoval, že se schůzky nezúčastní, zakazoval jim posílat aktualizace nebo předem potvrzoval jejich účast. Tyto možnosti jsou zde pro případy, že mezi účastníky je například nějaký externista, který nemá účet v systému a komunikuje s organizátorem přímo. Aby měl organizátor jako vlastník schůzky přehled, může do systému zadat údaje týkající se externistů sám. Jindy může vhodné vložit někoho jako účastníka jen z toho důvodu, aby byl o konající se schůzce informován.
Pokud chcete některého účastníka ze seznamu odstranit, vyberte ho zaškrtávacím políčkem a klikněte na tlačítko .
Po kliknutí na tlačítko se schůzka uloží do kalendáře organizátora, který je specifikován v záložce . Následně se objeví jiné okno s potvrzením, že schůzka byla uložena. Aby se o ní dověděli i ostatní účastníci, je ještě třeba rozeslat jim o tom zprávu, ke které můžete přidat nepovinný komentář. To se provede tlačítkem . Pokud se rozhodnete návrh neposlat (tlačítkem nebo ), nikdo se o schůzce nedozví a její plánování ztrácí smysl. Proto je doporučeno používat tato tlačítka jen v případech, že si na poslední chvíli uvědomíte, že je ještě potřeba některé údaje ke schůzce změnit.
6.6.2. Účast na schůzce
Pokud někdo založí schůzku a rozešle o ní návrh ostatním, každému účastníkovi přijde zpráva do schránky elektronické pošty a současně se mu uloží do seznamu žádostí, který každý uživatel může zkontrolovat hned po přihlášení do WebISu. Pokud je v tomto seznamu více žádostí, nejnovější je dole. Do podrobného zobrazení dané žádosti se dostanete kliknutím na odkaz detaily...
Po kliknutí na odkaz detaily.. se objeví okno s podrobnými informacemi o schůzce. Pokud jste účastník schůzky, ale nejste její organizátor, nemůžete tyto informace měnit. Můžete ovšem v záložce zvolit kalendář, do kterého se schůzka uloží, a můžete nastavit poslání připomínky pro tuto schůzku. V dolním rámečku můžete na žádost reagovat. Máte následující možnosti:
-
zamítnout – schůzka se do kalendáře neuloží, následně máte možnost odeslat organizátorovi aktualizaci spolu s vysvětlením, aby se vaše rozhodnutí objevilo alespoň v jeho kalendáři,
-
ignorovat – schůzka se do kalendáře neuloží, organizátor není o vašem rozhodnutí informován,
-
(předběžně) akceptovat a uložit – schůzka se uloží do zvoleného kalendáře, následně máte možnost odeslat organizátorovi aktualizaci, aby se vaše rozhodnutí objevilo v jeho kalendáři,
-
ponechat, jak je a uložit – schůzka se beze změn uloží do zvoleného kalendáře, můžete na žádost o účast reagovat později, organizátor prozatím není informován.
Pokud na žádost o účast na schůzce zareagujete jinak než odložením rozhodnutí nebo ignorováním, objeví se okno s potvrzující zprávou, v němž máte rovněž možnost odeslat aktualizaci organizátorovi. Je podstatné, abyste aktualizace odesílali, protože v opačném případě se vaše rozhodnutí neobjeví v kalendáři organizátora, který následně ztrácí přehled o stavu plánované schůzky.
Pokud na žádost o účast na schůzce zareagujete některou z možností, která uloží schůzku do kalendáře (viz výše), zpřístupní se k ní všechny detaily. V záložce můžete změnit svůj stav účasti na ní. Tlačítkem změnu povrdíte a opět budete vyzváni k odeslání aktualizace organizátorovi. Pokud ovšem budete chtít změnit nějaký organizační detail, který se netýká vaší účasti, například čas konání nebo nového účastníka, nebudete moci schůzku uložit, protože byste ji tím vlastně přeplánovali. Namísto uložení změn se sestaví návrh změny schůzky, který budete moci odeslat organizátorovi ke schválení.
